Privacybeleid

Vastgesteld in de vergadering van 17 oktober 2018 van het bestuur van de Sint Christoffelparochie
In bepaalde situaties is het voor parochies verplicht informatie over verwerking van persoonsgegevens schriftelijk ter beschikking te stellen. Dit geldt in alle gevallen wanneer personen (voor het eerst) worden opgenomen in de R.-K. ledenadministratie. In onderstaande situaties moet bijvoorbeeld aan de betreffende personen een privacyverklaring worden verstrekt (dit kan ook digitaal, bijvoorbeeld via e-mail):

• Aan ouders van een dopeling bij de aanmelding voor het sacrament van het Doopsel;
• Aan volwassenen bij de registratie van de opname in het catechumenaat;
• Aan de huwelijkskandidaat(aten) indien hij of zij niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk;
• Aan contactpersonen opgenomen in het nabestaanden en/of begraafplaatsregister (grafrechten) indien de contactpersoon niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.
• Aan de vrijwilliger, indien de vrijwilliger niet is ingeschreven in de ledenadministratie van de R.-K. Kerk.

1. Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker:

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door de parochie?

• In het ledenadministratiesysteem staan diverse persoonsgegevens over onze parochianen en hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en adresgegevens. In het navolgende worden deze parochianen ook aangeduid als “betrokkenen”.
• In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens over kerkbijdragen vastgelegd.
• In het parochieblad staan namen en contactgegevens van de pastores en diverse vrijwilligers. Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
• Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores en vrijwilligers. Ook staan op de website foto’s van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
• In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel, huwelijk, overlijden) die in een van de kerkgebouwen van de parochie zijn voltrokken. Het gaat daarbij over de datum van uitvoering van het sacrament en de namen van de daarbij betrokken personen.
• De aard van de opgeslagen persoonsgegevens vindt u in meer detail in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.

3. Wat zijn de doeleinden van de parochie voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?

• Te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die door het Canonieke Recht
  worden gesteld voor de deelname aan het kerkelijk leven of;
• Een doelmatige administratieve organisatie van de parochiële gemeenschap en parochiële
  archivering te verzekeren of;
• Te kunnen bijdragen aan het actualiseren van de kerkelijke ledenadministraties en archieven
  van andere kerkelijke rechtspersonen (zoals andere parochies) of;
• Te dienen als bron voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

4. Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door de parochie?

• Het gerechtvaardigde belang van de parochie bij:
  • a) het instandhouden van een doelmatige organisatie van de parochiële gemeenschap
    door het bijhouden van de ledenadministratie, financiële administratie en kerkelijke
    registers;
  • b) het onderhouden van contact met haar parochianen en
  • c) het uitoefenen van haar kerkelijke opdracht.
• De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
• De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de
  belastingdienst) of kerkelijke overheid;
• De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te
  treden tot een werkgroep of zich op te geven als abonnee op het parochieblad of
  bijeenkomst van de parochie).

5. Bewaartermijn

• De persoonsgegevens opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan
  nodig is voor het gebruik er van.
• Uitzonderingen zijn gegevens die niet zonder onredelijke inspanning verwijderd kunnen
  worden (zoals oude gedrukte nummers van het parochieblad), gegevens die bewaard
  moeten worden op grond van een kerkelijk voorschrift (bijvoorbeeld de registratie van
  sacramenten in de kerkelijke registers) of in het algemeen belang worden bewaard in het
  parochiearchief.

6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

• Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan (en zijn grotendeels afkomstig van) kerkelijke
  instellingen die onderdeel zijn van het R.-K. Kerkgenootschap in Nederland. Voorbeelden
  daarvan zijn andere parochies, het bisdom en IPAL (het interdiocesane platform voor de
  financiële en ledenadministraties).
• Uitzondering op het voorgaande is het – op verzoek – verstrekken van bepaalde gegevens aan
  de Belastingdienst op grond van een wettelijke plicht of een verwerker die door de parochie
  is belast met een opdracht (zoals bijvoorbeeld een salarisadministrateur of arbodienst).

7. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens

• De beveiligde toegang tot het ledenadministratiesysteem is beperkt tot de
  ledenadministrateurs en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen
  toegang.
• De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel
  administrateur(s) en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen
  toegang.
• Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor
  de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van het parochieblad of de
  uitvoering van de Actie Kerkbalans). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer
  nodig zijn.

8. Recht op inzage en correctie

• Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens.
  U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij het
  parochiesecretariaat. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vermeld.
• Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan het parochiesecretariaat.

9. Verwijderen van gegevens

• Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te
  verwijderen kunt u richten aan het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het
  parochiesecretariaat vindt u bovenaan de privacyverklaring. De ledenadministrateurs of de
  leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
• Indien u zich wilt uitschrijven als parochiaan vragen wij u de geldende procedure in- en
  uitschrijving R.-K. Kerk te volgen. Informatie over deze procedure en het formulier daarvoor
  vindt u op de website www.rkkerk.nl. Dit formulier stuurt u naar het parochiesecretariaat. De
  contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De
  ledenadministrateurs van de parochie of de leden van het parochiebestuur behandelen uw
  verzoek.

10. Klachtrecht

• Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de
  betrokkene worden gestuurd aan het parochiebestuur. De contactgegevens vindt u
  bovenaan deze privacyverklaring.
• Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de
  ingediende klacht.
• Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan
  de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de
  Autoriteit Persoonsgegevens:Autoriteit Persoonsgegevens
  T.a.v. de klachtencoördinator
  Postbus 93374
  2509 AJ DEN HAAG

Dreumel, 17 oktober 2018

Download deze Privacyverklaring